INFORME  SOBRE  LAS PRACTICAS DE PRIVACIDAD


ESTE INFORME DESCRIBE DE QUÉ MANERA PUEDE USARSE SU INFORMACION MEDICA Y CÓMO PUEDE USTED ACCEDER A ELLA. TENGA A BIEN REVISARLA CUIDADOSAMENTE.

Si usted tiene alguna pregunta sobre este Informe de Privacidad, sírvase contactar a nuestro Oficial de Privacidad al (508) 792-5400.

I.  Introducción

Este Informe sobre Prácticas de Privacidad describe de qué manera podemos usar y mostrar su historial médico reservado para realizar un tratamiento, pagos u operaciones de atención médica y para otros casos que sean permitidos o requeridos por ley. Este Informe también describe sus derechos relacionados con la información médica que guardamos de usted, y una breve descripción del uso que usted puede hacer de esos derechos. Este Informe además establece las obligaciones que tenemos de proteger su información médica.

“Información Médica Reservada” significa que la información médica (incluye información sobre su identidad) que hemos conseguido a través suyo o recibido de sus proveedores de asistencia médica, planes de salud, su empleador o la cámara de compensación de asistencia médica. Puede incluir información sobre condición o salud mental pasada, presente o futura, servicios de asistencia médica y pago de estos servicios.

Estamos obligados por ley a mantener la privacidad de su historial médico y a informarle, mediante este informe, nuestros deberes legales y prácticas privadas con respecto a su historial médico. Estamos obligados también a cumplir con los términos de nuestro Informe de Prácticas Privadas.

II.    Cómo usaremos su información médica

Usaremos su información médica como se describe en cada categoría detallada a continuación.  En cada categoría, explicaremos qué queremos decir en general, pero no describiremos todos los usos específicos de la información médica.

A.   Usos que pueden hacerse para Tratamiento, Pago y Operaciones

1. Tratamiento. Usaremos su información médica sin su autorización para brindarle servicios médicos y otros servicios afines. También la usaremos para coordinar y manejar su asistencia médica y servicios afines.  Por ejemplo, podríamos necesitar proporcionar información a un intermediario responsable de coordinar su servicio médico. Sin embargo, cuando damos información a una tercera parte, (que no sea de su Plan Médico) para coordinar o manejar su servicio médico, por lo general solicitamos su autorización previamente. Una tercera parte es una persona o entidad que no está afiliada a nuestra organización.

También podríamos mostrar su historial médico sin su autorización a nuestros clínicos y a otro personal (inclusive clínicos diferentes a su médico particular o clínico), que trabajen en Spectrum Health Systems.  Por ejemplo, nuestro personal puede discutir su tratamiento en una conferencia del caso.

Además, con su autorización, daremos su información médica a otro proveedor de asistencia médica (por ejemplo, su médico clínico o un laboratorio) que trabajen fuera de Spectrum Health Systems.

Pagos. Es posible que usemos su información médica sin autorización para que el tratamiento y los servicios que usted reciba sean facturados a y cobrados de su plan de salud u otra tercera parte pagadora.  Por ejemplo,  podemos mostrar su información médica para permitir que su plan de salud tome ciertas medidas antes de aprobar o pagar por sus servicios. Las medidas pueden incluir:

  • Tomar una determinación sobre elegibilidad o cobertura para seguro médico;
  • Revisar sus servicios para determinar si eran médicamente necesarios;
  • Revisar sus servicios para determinar si fueron autorizados o certficados apropiadamente con anterioridad a su atención; o;  or
  • Revisar sus servicios para analizar su utilización, para asegurar una atención apropiada, o para justificar lo que se cobra por su atención.

Por ejemplo, su plan de salud puede pedirnos que consultemos su información médica para determinar si el plan aprobará visitas adicionales a su terapeuta.

Operaciones de Atención Médica. Podemos usar e informar sobre su historial médico sin su autorización para nuestras operaciones de atención médica. Estos usos son necesarios para hacer funcionar nuestra organización y asegurarnos que nuestros consumidores reciban calidad en la atención.  Estas actividades pueden incluir, como ejemplo, evaluación y mejora en la calidad, analizando el desempeño y capacitación de nuestros clínicos, entrenando a estudiantes en actividades clínicas, autorizaciones, acreditación, planeamiento de negocios y desarrollo, y actividades administrativas en general.

Nosotros podemos combinar información médica de muchos de nuestros consumidores para decidir qué servicios adicionales deberíamos ofrecer, qué servicios no se necesitan más, y si ciertos tratamientos nuevos son eficaces.  También podemos combinar nuestra información médica con la información médica de otros proveedores para comparar cómo estamos trabajando y analizar qué mejoras podemos implementar en nuestros servicios. Cuando combinamos nuestra información médica con información de otros proveedores, eliminaremos datos identificatorios para que otros puedan usarlos para analizar asistencia médica o prestaciones médicas sin identificar a clientes específicos.

También podemos usar sus datos médicos para hacerle recordar que tiene un turno con el médico.

Finalmente, podemos usar su historial médico para informarle sobre posibles opciones de tratamiento o alternativas que pudieran ser de su interés.

B.     Usos y accesos a datos médicos que pueden realizarse sin su autorización, a los que usted tendrá oportunidad de objetar

Personas a cargo de su atención. Podemos suministrar información médica sobre usted a alguien que ayude a pagar su atención. Podríamos usar o dar a conocer su historial médico para notificar o ayudar a notificar a un pariente, a un representante o a cualquier otra persona que sea responsable de su atención medica, de su internación, condición general o muerte. Podríamos también usar o dar a conocer sus datos médicos a una entidad que brinde asistencia en caso de un siniestro y a coordinar usos o accesos a conocimiento para estos casos a la familia o a otros individuos involucrados en su cuidado médico.

En circunstancias limitadas, podemos dar a conocer sus datos médicos a un amigo o familiar que está involucrado en su cuidado. Si usted está físicamente presente y tiene capacidad para tomar decisiones sobre su salud, su historial médico puede darse a conocer con su consentimiento a personas que usted designe.

Pero, si usted se encuentra en una situación de emergencia, podemos dar a conocer su historial médico a su cónyuge, familiar, o a un amigo para que esa persona pueda asistirlo. En este caso determinaremos si el acceso a sus datos es conveniente para usted y, si es así sólo daremos a conocer la información que sea directamente relevante para su atención.

Y, si usted no está en una situación de emergencia pero no está capacitado para tomar decisiones sobre el cuidado de su salud, daremos a conocer sus datos a:

  • Su agente de asistencia médica si hemos recibido un poder válido suyo,
  • Su médico supervisor si la corte ha designado alguno, o
  • Si corresponde, la agencia estatal responsable de autorizar su atención médica

C.     Usos y accesos a información que pueden hacerse sin su autorización o sin oportunidad de objetar

1.  Emergencias. Podemos usar y dar a conocer su historial médico sin su autorización en una situación de emergencia. Por ejemplo, podemos suministrar sus datos médicos a un paramédico que está transportándolo en una ambulancia.
Si se  requiere por ley que un clínico lo trate y éste ha tratado de obtener su autorización pero no ha podido, el clínico a cargo del tratamiento debe sin embargo usar o acceder a sus datos médicos para tratarlo.

2.  Investigación. Podemos mostrar su historial médico a investigadores cuando dicha investigación ha sido aprobada por una Junta de Revisión Institucional o una Junta Privada similar que haya revisado la propuesta de investigación y establecido protocolos para proteger la privacidad de su historial médico.

3. Requerido por ley. Daremos a conocer sus datos médicos cuando sea requerido por ley federal, estatal o local.

4.  Para evitar una amenaza a su salud o a su seguridad. Podemos usar y mostrar su historial médico cuando sea necesario evitar una amenaza inminente a su salud o seguridad  o a la seguridad pública u a otra persona. Bajo estas circunstancias, sólo mostraremos información médica a alguien que tenga la capacidad de evitar o disminuir la amenaza.

5.  Donación de órganos y de tejidos. Si usted es un donante de órganos, podemos dar a conocer su historial médico a una organización que adquiere órganos o a una entidad que dirige  transplantes de órganos, ojos o tejidos, o que está al servicio de un banco de donación y transplante de órganos, y que es fundamental para facilitar la donación de órganos, ojos o tejidos.

6.  Actividades de salud pública.  Podemos dar a conocer su historial médico cuando es necesario para actividades de salud pública incluyendo, a modo de ejemplo, para:

  • Informar a autoridades de salud pública con el fin de evitar o controlar enfermedades, lesiones o  discapacidades;
  • Informar eventos de vital importancia como nacimiento o muerte;
  • Conducir vigilancias o investigaciones de salud pública;
  • Informar el abuso de niños o negligencia;
  • Informar eventos específicos a la Food and Drug Administration (FDA) por una persona sujeta a jurisdicción de la FDA incluso información sobre productos defectuosos o problemas con medicaciones;
  • Notificar a los consumidores sobre retiros de productos introducidos por la FDA;
  • Notificar a una persona que haya estado expuesta a una enfermedad transmisible o que corre el riesgo de contraer o propagar una enfermedad o condición;
  • Notificar a la agencia gubernamental indicada si se cree que un adulto ha sido víctima de abuso, negligencia o violencia doméstica.  Notificaremos a la agencia sólo si obtenemos su consentimiento o si la ley solicita o autoriza  que informemos de tal abuso, negligencia o violencia doméstica.

7.  Supervisión Médica. Podemos mostrar su historial médico a una agencia de supervisión médica para actividades autorizadas por ley.  Las agencias de supervisión incluyen agencias del gobierno que supervisan el sistema de asistencia médica, programas de beneficio del gobierno tales como Medicare o Medicaid, otros programas del gobierno que regulan el cuidado de la salud, y leyes de derecho civil.

8.  Mostrar información médica mediante procedimientos legales.  Podemos dar a conocer su historial médico en una corte cuando un juez lo ordene. También podemos informar en procesoss legales sin su autorización o bajo la orden de juez cuando:

  • Usted es parte de un procesos legal y nosotros recibimos una citación por su historial médico. Normalmente nosotros no suministramos esta información en respuesta a una citación sin su autorización si el pedido es por antecedentes de abuso de sustancias o por información relacionada con AIDS (SIDA) o HIV o tests genéticos;
  • Su historial médico involucra comunicaciones realizadas durante un examen siquiátrico ordenado por ley;
  • Usted presenta su condición mental o emocional como evidencia para sostener su demanda o defensa en cualquier procesos y el juez aprueba que nosotros demos a conocer su historial médico;
  • Usted demanda a cualquiera de sus clínicos o empleados por malapraxis o inicia una querella con una agencia estatal contra cualquiera de nuestros clínicos;
  • El proceso legal involucra custodia de niños, adopción o dispensa con consentimiento para adoptar y el juez aprueba que nosotros demos a conocer su historial médico;
  • Uno de nuestros trabajadores sociales trae un proceso, o es citado para atestiguar en un proceso que involucra la crianza de un niño por personas que no son parientes o derivación de un niño al Departamento de Servicios Sociales de Massachusetts para su custodia.

9.  Actividades relacionadas con la aplicación de la ley.  Podemos dar a conocer datos médicos a un oficial en cumplimiento de la ley en los siguientes casos:

  • usted autoriza dar a conocer la información; o
  • cuando la información es suministrada en respuesta a una orden de la corte; o
  • nosotros determinamos que el motivo del cumplimiento de la ley es responder ante una amenaza de una actividad peligrosa causada por usted, en su contra o en contra de otra persona; o
  • el acceso a la información es de otro modo requerido por ley.

También podemos dar a conocer información médica sobre un cliente que es víctima de un crimen, sin la orden de una corte o sin ser necesaria la intervención de la ley para hacerlo. Sin embargo, lo haremos solamente si así lo ha requerido un oficial en cumplimiento de la ley y la víctima autoriza dar conocimiento de la información médica o, en caso de discapacidad de la víctima, ocurrirá lo siguiente:

  • el oficial que cumple la ley declara ante nosotros que (i) la víctima no es la causa de la investigación y (ii)  que un inmediato cumplimiento de la ley frente al peligro de la víctima u otros depende de que se de a conocer la información médica; y
  • nosotros determinamos que la apertura de la información es por el bien de la víctima

10.  Médicos Forenses o Directores de funerarias.  Podemos suministrar información médica sobre nuestros consumidores a un médico forense. Los médicos forenses son designados por ley para ayudar a identificar personas difuntas y para determinar la causa y las circunstancias del deceso. Podemos también dar a conocer información médica sobre nuestros consumidores a directores de funerarias en cumplimiento de sus obligaciones.

11.  Militares y Veteranos. Si usted es un miembro de las fuerzas armadas, podemos dar a conocer su historial médico si es solicitado por autoridades militares al mando. También podemos dar a conocer sus datos médicos con el objeto de determinar su elegibilidad para beneficios que brinda el Departamento de Asuntos de Veteranos. Finalmente, si usted es un miembro de la milicia extranjera, podemos dar a conocer su historial médico a esa autoridad militar extranjera.

12.  Seguridad Nacional y Servicios de Protección para el Presidente y otros. Podemos dar a conocer su historial médico a oficiales de inteligencia autorizados, de espionaje, y otras actividades de seguridad nacional autorizadas por ley. También podemos dar a conocer su historial médico a oficiales federales autorizados para que puedan brindar protección al Presidente, otras personas autorizadas o jefes de estado foráneos para que puedan conducir investigaciones especiales.

13.  Presos.  Si usted está preso en una institución correccional o bajo custodia de un oficial en cumplimiento de la ley, podemos dar a conocer su historial médico a la institución correccional o al oficial en cumplimiento de la ley.

  • Compensación para trabajadores.  Podemos dar a conocer su historial médico para cumplir con la Ley de Compensación para Trabajadores de Massachusetts.  Dicha información por lo general se mostrará sólo cuando hayamos recibido una orden de la corte o, a veces, cuando hayamos recibido una citación para obtener la información.

III.    Usos y Acceso a información médica con su autorización
Los usos y accesos a información médica no descriptos en la Sección II de este Informe de empleos de Privacidad por lo general se harán sólo con su permiso escrito, llamado “autorización”.  Usted tiene el derecho de revocar una autorización en cualquier momento. Si usted revoca su autorización no volveremos a usar ni adar a conocer su historial médico bajo esa autorización, salvo que ya hayamos tomado una acción basados en la autorización anterior.

IV.    Sus derechos sobre su Historial Médico

A. Derecho a Inspeccionar y Copiar

Usted tiene el derecho de solicitar una oportunidad para inspeccionar o copiar información médica usada para tomar decisiones sobre su cuidado médico – tanto si son decisiones sobre su tratamiento como pago de su atención. Generalmente, esto incluye antecedentes clínicos y de facturación, pero no de psicoterapia.
Debe hacer su pedido por escrito a su clinician. Si usted solicita una copia de la información, tendremos que cobrar una cuota por el costo de copiado, correo e insumos relacionados con su pedido.

Podemos negar su pedido para inspeccionar o copiar su información médica en determinadas circunstancias. En algunos casos, usted tendrá el derecho de que su negación sea revisada por un profesional licenciado en medicina que no esté directamente involucrado en la decisión de negación original. Le informaremos por escrito si la negación de su pedido puede ser revisado.  Una vez que finalizó la revisión, respetaremos la decisión tomada por el profesional que la realizó.

B.  Derecho a enmendar.

Mientras guardemos sus antecedentes, usted tiene el derecho de solicitarnos enmendar cualquier información médica utilizada para tomar decisiones sobre su salud -– tanto si son decisiones sobre su tratamiento como de pago por su atención. Generalmente, esto incluye antecedentes clínicos o de facturación, pero no de sicoterapia.
Para solicitar una enmienda, usted debe presentar un documento escrito al representativo del programa y decirnos por qué cree que la información es incorrecta o imprecisa. Podemos rechazar su pedido de enmienda si no es por escrito o no incluye una razón que justifique su pedido. Podemos también rechazar su pedido si nos pide enmendar información médica que :

  • No fue creada por nosotros, salvo que la persona o entidad que originó la información médica no esté disponible para realizar la enmienda;
  • No es parte de la información médica que guardamos para tomar decisiones sobre su atención;
  • No es parte de la información médica que se le permitiría inspeccionar o copiar; o
  • Es precisa y completa.

Si negamos su pedido para enmendar, le enviaremos una nota escrita explicando los motivos y ofreciéndole la oportunidad de redactar una declaración en la cual exprese su disconformidad con la negativa. Si usted no desea hacer una declaración escrita expresando su disconformidad, puede pedir que la enmienda solicitada y la negación a la misma sean adjuntadas a todos los futuros accesos a su información médica que estén sujetos a su pedido.

Si usted prefiere presentar una declaración escrita de disconformidad, nosotros tenemos derecho de redactar una refutación a su declaración de discomformidad.  En este caso, adjuntaremos el pedido escrito y la refutación (así como también el pedido original y la negación al mismo) a todos los futuros accesos de información médica que estén sujetos a su pedido.

C.  Derecho a rendición de accesos de información

Usted tiene derecho a solicitarnos una rendición de las veces que dimos a conocer su historial médico. Una rendición es un listado de las veces que mostramos dicho historial. Pero este listado no considera ciertas informaciones, como por ejemplo, esas que hemos suministrado por tratamiento, pagos, y operaciones de atención médica.
Para solicitar una rendición de accesos de información, debe redactar un pedido al representativo del programa. Es conveniente que usted presente su pedido en un formulario llamado “Pedido de Rendición” (“Request For Accounting,”) que puede solicitarle a nuestro Oficial De Privacidad. En el pedido debe figurar el período por el cual usted desea recibir una rendición. Este período no debe extenderse por más de seis años y no debe incluir fechas anteriores al 14 de abril, 2003.
La primera rendición que usted solicite dentro de un período de doce meses será gratuita. Por rendiciones adicionales durante el mismo período de 12 meses le cobraremos el costo de la  rendición.  Le notificaremos la cifra a cobrar y usted decidirá anular o modificar su pedido antes de que incurramos cualquier costo.

D.  Derecho a solicitar restricciones

Usted tiene el derecho a solicitar una restricción de la información médica que usamos o mostramos para tratamiento, pago u operaciones de asistencia médica. Usted puede también solicitar que alguna parte (o todo) de su historial médico no sea mostrado a parientes o a amigos que puedan estar involucrados en el cuidado de su salud o por razones de notificación como se describe en la Sección II(B)(2) de este informe de empleos de privacidad.

Usted debe solicitar la restricción por escrito y dirigirla al representativo del programa. El representativo le pedirá que complete una Solicitud de Restricción (Request for Restriction Form), y que luego se la reenvíe.

No estamos obligados a aceptar una restricción que usted haya solicitado. Si lo hacemos, honraremos su pedido, salvo que la información médica restringida se necesite para brindarle tratamiento en caso de emergencia.

E.  Derecho a solicitar comunicaciones confidenciales.

Usted tiene el derecho de solicitar que nos comuniquemos con usted en un lugar determinado o mediante un método determinado.  Por ejemplo, puedo solicitar que lo contactemos sólo en el trabajo o por e-mail.

Para solicitar una comunicación confidencial, debe hacer su pedido por escrito al programa.  Tendremos en cuenta todos los pedidos razonables. Usted no tiene que darnos la razón de su pedido; pero sí deberá especificar cómo y dónde desea ser contactado.

F.  Derecho a una copia en papel de este informe. 

Usted tiene el derecho de obtener una copia en papel de este Informe sobre empleos de privacidad en cualquier momento. Aun si usted ha acordado recibir este informe electrónicamente,  usted puede obtener una copia en papel también. Para obtener una copia en papel, contactar al programa.

V.   Confidencialidad de los antecedentes de abuso de substancias.

Para individuos que han recibido tratamiento, diagnosis o derivaciones para tratamiento de nuestros programas de abuso de drogas y alcohol, la confidencialidad de los antecedentes está protegida por regulaciones y leyes federales. Como regla general, no podemos decirle a una persona ajena a los programas, que usted asiste a alguno de los mismos, o suministrar cualquier información que lo identifique como adicto a las drogas y al alcohol, salvo:

  • usted autoriza el acceso a la información por escrito; o
  • el acceso a la información es permitida por una orden de la corte; o
  • el acceso a la información es realizada por el personal médico durante una emergencia médica o a personal calificado para investigación, audición o evaluación de programas; o
  • usted amenaza con cometer un delito en el programa de abuso de drogas y alcohol o contra cualquier persona que trabaja para nuestros programas de abuso de drogas y alcohol.

Una violación a las regulaciones y leyes federales que controlan el abuso de drogas y alcohol es un delito. Si se sospechan violaciones deben ser denunciadas a los Representantes legales de los Estados Unidos (Unites States Attorney) en el distrito donde ocurrió la violación.

La ley Federal y las regulaciones que controlan la confidencialidad de los abusos de droga y alcohol nos permiten denunciar sospechas de abuso de niños o negligencia bajo la ley estatal al estado correspondiente o a autoridades locales.

Por favor consulte 42 U.S.C. § 290dd-2 por leyes federales y 42 C.F.R., Part 2 por regulaciones federales que controlan la confidencialidad de los antecedentes de los pacientes con abuso de drogas y alcohol.

VI.   Quejas

Si usted cree que sus derechos a la privacidad han sido violados, usted puede presentarnos una queja a nosotros o al Secretario del Departamento de Salud y Servicios Humanos de los U.S. (U.S. Department of Health and Human Services).  Para presentarnos una queja, contactar a nuestro Oficial de Privacidad en 10 Mechanics Street Suite 302, Worcester, MA.

Todas las quejas deben ser presentadas por escrito. Nuestro Oficial De Privacidad, quien puede ser contactado en (508) 898-1570 X2114, lo ayudará a redactar su queja, si usted lo solicita.
No tomaremos represalias contra usted por la presentación de una queja.

VII.   Cambios a este informe

Nos reservamos el derecho de cambiar los términos de nuestro Informe de Privacidad. También nos reservamos el derecho de hacer efectivo el Informe de Privacidad revisado y cambiado por toda la información médica que ya tenemos de usted, asi como también cualquier información que recibamos en el futuro. Exhibiremos una copia del vigente Informe de Privacidad en nuestra oficina principal y en cada lugar de atención.

Usted puede obtener una copia del vigente Informe de Privacidad en nuestro website en www.spectrumhealthsystems.org o llamándonos al (508) 792-5400para solicitar el envío de una copia por correo a su domicilio, o acercándose en cualquier momento a nuestras oficinas.